Dokumentacja programu „CHILISOFT”

Ogólny opis działania modułów

Cel programu

Program służy do prowadzenia roboczego rejestru pozycji sprzedażowych oraz wspiera codzienną obsługę procesu od przyjęcia pozycji, przez kontrolę płatności i wysyłki, aż po oznaczenie zakończenia wybranych etapów.

Moduł pełni funkcję centralnego ekranu roboczego, z którego użytkownik może przejść do powiązanych narzędzi, takich jak edycja pozycji, pobrania, faktury, zwroty, słownik, przygotowanie paczek do wydruku oraz moduły pomocnicze związane ze sklepem i obsługą zamówień.

Główne funkcje

• Wyświetlanie listy aktywnych pozycji rejestru.
• Filtrowanie i sortowanie pozycji według wybranego kryterium.
• Otwieranie szczegółów pozycji w module edycji.
• Dodawanie nowej pozycji do rejestru.
• Oznaczanie wybranych etapów obsługi, w tym informacji, płatności, wysyłki oraz dostarczenia.
• Wprowadzanie i aktualizacja wartości pomocniczych wykorzystywanych przy obsłudze rejestru.
• Prezentacja komunikatów ostrzegawczych dla pozycji wymagających uwagi.
• Wyświetlanie pozycji aktywnych, wysłanych oraz oznaczonych jako zwrotowe lub anulowane.
• Szacowanie masy przesyłki na podstawie nazw produktów i ilości.
• Przejścia do powiązanych modułów administracyjnych.

Opis ekranu

Główny ekran programu ma formę tabelarycznego zestawienia. W górnej części znajdują się przyciski prowadzące do najważniejszych obszarów systemu oraz formularz filtrowania. Niżej prezentowana jest lista pozycji wraz z podstawowymi informacjami operacyjnymi i statusami.

Program wyróżnia wybrane sytuacje kolorami lub komunikatami, aby ułatwić szybkie wychwycenie pozycji, które wymagają sprawdzenia, uzupełnienia lub dalszej obsługi.

Przebieg pracy

• Użytkownik otwiera moduł rejestru.
• Program sprawdza uprawnienie dostępu do modułu.
• System prezentuje komunikaty kontrolne oraz listę aktualnych pozycji.
• Użytkownik może zawęzić listę przez filtr lub przejść do edycji wybranej pozycji.
• W razie potrzeby użytkownik uzupełnia informacje operacyjne i zapisuje zmiany.
• Po wykonaniu kolejnych etapów obsługi użytkownik oznacza odpowiednie statusy.
• Pozycje zakończone lub wymagające osobnego traktowania są prezentowane w osobnych częściach zestawienia.

Powiązane moduły

Z poziomu rejestru dostępne są skróty do innych części systemu. Obejmują one między innymi moduły związane z rozliczeniami, dokumentami, zwrotami, słownikami, przygotowaniem paczek, wyszukiwaniem oraz importem lub aktualizacją informacji ze sklepu.

Moduł „KS Podawcza”

Moduł „KS Podawcza” wspiera przygotowanie wysyłek oraz organizację pozycji przeznaczonych do nadania. Działa jako roboczy ekran logistyczny, który pozwala porządkować pozycje według wybranego sposobu dostawy, przypisywać je do paczek i przygotowywać dalsze czynności związane z obsługą przewoźników.

Ekran modułu zawiera zestaw przycisków filtrujących według metod dostawy oraz bieżący wybór paczki. Użytkownik może przełączać widok pomiędzy pozycjami już przypisanymi do paczki oraz pozycjami nierozdzielonymi.

Funkcje modułu wysyłkowego

• Wybór przewoźnika lub sposobu dostawy z listy dostępnych opcji.
• Tworzenie nowej paczki roboczej.
• Przełączanie aktywnej paczki i widoku roboczego.
• Dodawanie pozycji do paczki oraz usuwanie ich z paczki.
• Automatyczne przypisanie większej liczby pozycji do aktualnej paczki.
• Przenoszenie wybranych pozycji do schowka oraz czyszczenie schowka.
• Ustawianie gabarytu przesyłki tam, gdzie jest to wymagane przez dany sposób dostawy.
• Opróżnianie paczki i ponowne rozdzielanie pozycji.
• Przejście do przygotowania etykiet oraz usług powiązanych z przewoźnikami.
• Przejście do fiskalizacji wybranej paczki.

Praca z paczkami

Program pozwala utworzyć paczkę roboczą i przypisywać do niej pozycje spełniające warunki gotowości do dalszej obsługi. Użytkownik może pracować ręcznie na pojedynczych pozycjach albo wykorzystać akcje zbiorcze, które przyspieszają przygotowanie większej liczby wysyłek.

Dla wybranych metod dostawy dostępna jest obsługa gabarytów. Moduł pozwala zmienić gabaryt oraz uruchomić ustawianie gabarytu dla pozycji, które wymagają takiej kwalifikacji.

Przebieg pracy w module „KS Podawcza”

• Użytkownik wybiera sposób dostawy albo przewoźnika.
• Program pokazuje pozycje gotowe do dalszej obsługi w danym widoku.
• Użytkownik wybiera istniejącą paczkę albo tworzy nową.
• Pozycje są przypisywane do paczki ręcznie lub akcją zbiorczą.
• W razie potrzeby użytkownik ustawia gabaryt lub przenosi pozycje do schowka.
• Po przygotowaniu paczki użytkownik przechodzi do kolejnych narzędzi, takich jak etykiety, usługi przewoźnika lub fiskalizacja.

Kontrola i ostrzeżenia

Program wykonuje podstawowe kontrole spójności danych roboczych. W przypadku wykrycia sytuacji wymagającej uwagi wyświetla komunikat lub wyróżnia odpowiedni wiersz. Mechanizm ten ma pomagać w bieżącej pracy i ograniczać ryzyko pominięcia ważnego kroku.

Uprawnienia

Dostęp do programu jest ograniczony mechanizmem weryfikacji. Ekran rejestru oraz operacje wykonywane z jego poziomu są dostępne tylko po pozytywnym sprawdzeniu uprawnienia do modułu.

Uwagi eksploatacyjne

• Program powinien być używany przez osoby znające wewnętrzny proces obsługi rejestru.
• Zmiany wykonywane z poziomu ekranu wpływają na dalszy przebieg pracy w powiązanych modułach.
• Przed oznaczeniem statusów należy upewnić się, że dana pozycja dotyczy właściwego wpisu.
• Komunikaty ostrzegawcze należy traktować jako wskazówkę do dodatkowej kontroli.

Podsumowanie

„Rejestr” jest modułem wspierającym bieżącą organizację sprzedaży i obsługę etapów realizacji. Łączy funkcje przeglądania, filtrowania, oznaczania statusów oraz przechodzenia do narzędzi pomocniczych, tworząc jeden praktyczny ekran do codziennej pracy operacyjnej.

Dokument ma charakter ogólny i opisuje przeznaczenie oraz sposób działania programu bez ujawniania szczegółów implementacyjnych.